Você, empresário ou gestor, já parou para pensar que sua empresa pode estar cometendo erros? E pior: que esses erros podem estar na Contabilidade do seu negócio? E, como você sabe, erros e equívocos custam caro. Por isso, a DOC Contabilidade Empresarial mapeou os principais erros cometidos e como evitá-los, para o seu negócio se tornar ainda mais saudável contábil, tributário e financeiramente. Vamos a eles:
Documentos atualizados – Um dos erros mais comuns nas empresas de todos os portes e segmentos é não manter os registros atualizados. A falta de documentação e de controle financeiro pode levar a erros e multas, o que, óbvio, resulta em dificuldades para a tomada de decisões estratégicas. Como é fundamental ter uma visão clara de onde os recursos estão sendo aplicados e como são gerados os retornos, o mais adequado é utilizar relatórios mensais para avaliar o desempenho e ajustar as estratégias conforme necessário. Outra orientação, para não ter de lidar com registros desatualizados, é organizar os dados regularmente e utilizar softwares contábeis para auxiliar.
Contas pessoais e empresarias – Outro descuido nas empresas é misturar as contas pessoais com as empresariais, o que dificulta o controle financeiro e gera confusão. Portanto, aqui, nesse aspecto, é aconselhável que os empresários tenham suas finanças separadas, o que ajudará a manter clareza nas operações. Separe assim: pessoal: despesas relacionadas à moradia, contas fixas (como água, luz, telefone e internet, por exemplo), educação, alimentação, lazer, entre outros; e empresarial: que incluem aquisição de equipamentos ou matéria-prima, taxas de maquininhas de cartão de crédito, despesas operacionais, pagamento de tributos, salários de funcionários, entre outras.
Conciliação bancária – É frequente também a falta de conciliação bancária. Ignorar essa prática pode levar a discrepâncias entre os registros contábeis e os extratos bancários, comprometendo a precisão dos dados financeiros. Isso, por sua vez, afeta a liquidez e a gestão de caixa do negócio. Como se não bastasse, as empresas costumam subestimar a importância da atualização constante das normas contábeis. Como as legislações tributárias mudam frequentemente, a desatualização com certeza resultará em pagamentos incorretos ou na não conformidade com as leis vigentes. Assim, analisar com cuidado as regras tributárias das três esferas de poder exige uma vigilância constante e, muitas vezes, a contratação de profissionais especializados.
Tecnologia – É perceptível também que muitos empreendedores não investem em tecnologia adequada para a gestão contábil. E ainda confundem “comprar tecnologia” com “saber usar a tecnologia”. Nesse aspecto, a falta de sistemas integrados e de pessoas capacitadas para operá-los pode levar à duplicidade de lançamentos ou à perda de dados importantes. A automação dos processos contábeis ajuda a minimizar erros e a otimizar o fluxo de trabalho.
Procrastinação na entrega de impostos – Como estamos falando de erros contábeis que podem arruinar a vida de uma empresa, aqui vai mais um, de suma importância: a procrastinação na entrega de impostos. O atraso de impostos, taxas e contribuições sempre resulta em penalidades. Assim, para manter tributos em ordem uma boa estratégia é organizar um cronograma fiscal, onde é possível marcar as datas de vencimento e os documentos necessários para cada etapa do processo. Ademais, vale considerar a utilização de ferramentas eletrônicas que auxiliem na gestão de suas obrigações fiscais, facilitando o acompanhamento e a organização das informações.
Conhecimento da legislação tributária – Aqui, vale mais uma vez salientar a importância do conhecimento da legislação tributária vigente. As leis e regulamentos no Brasil mudam o tempo todo. Quase que diariamente tem novidades, e estar bem informado pode evitar surpresas desagradáveis. Procure se atualizar por meio de cursos, debates, seminários, lives direcionadas, e outros tantos meios que atualmente estão à disposição no mercado, em especial nas entidades contábeis, sendo que alguns são gratuitos.
Procure ajuda – Diante de tudo que expusemos, se a sua situação fiscal é complexa, aconselhamos a contratação de um escritório de Contabilidade, cujos profissionais qualificados que lá atuam poderão auxiliar na administrar adequada do seu negócio.
Na DOC Contabilidade Empresarial, por exemplo, somos capacitados para oferecer orientações específicas, além de otimizar o planejamento tributário, visando sempre a conformidade e a minimização de custos.
Moral da história – Evitar erros contábeis é crucial para a saúde financeira da empresa. Portanto, a dica aqui é: empresários, invistam em pessoas, processos e ferramentas adequadas para garantir um futuro mais próspero para si e para seu negócio!
Ao implangar essas estratégias e evitar erros e equívocos, você criará uma base sólida para o sucesso do seu empreendimento a curto, médio e longo prazos.
Boa sorte e conte com a gente!
Domingos Orestes Chiomento
CEO da DOC Contabilidade Empresarial
